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ACCESS 入門教程
（一）初識 Access 2000
（二）窗口接口使用簡介
（三）用向導建立數據庫
（四）數據庫的結構
（五）用表向導建立表
（六）在表中輸入數據
（七）數據的類型和屬性
（八）定義表之間的關系
（九）建立簡單的查詢
（十）為查詢制定規則
（十一）如何建立數據窗體
（十二）數據打印生成數報表
（十三）為 WEB 頁提供數據
（十四）用圖表顯示數據
（十五）宏的使用
（十六）模塊與“VBA”語言
（十七）SQL 語言妙用
（十八）外部數據的使用
（十九）數據的優化和安全
（二十）容易忽略的工作
ACCESS 入門教程（一）初識 Access 2000
數據庫是什么
在學習 Access 之前，我們先了解一下什么是“數據庫”。
我們舉個例子來說明這個問題：每個人都有很多親戚和朋友，為了保持與他們的聯系，
我們常常用一個筆記本將他們的姓名、地址、電話等信息都記錄下來，這樣要查誰的電話或
地址就很方便了。這個“通訊錄”就是一個最簡單的“數據庫”，每個人的姓名、地址、電話等
信息就是這個數據庫中的“數據”。我們可以在筆記本這個“數據庫”中添加新朋友的個人信
息，也可以由于某個朋友的電話變動而修改他的電話號碼這個“數據”。不過說到底，我們使
用筆記本這個“數據庫”還是為了能隨時查到某位親戚或朋友的地址、郵編或電話號碼這些
“數據”。
實際上“數據庫”就是為了實現一定的目的按某種規則組織起來的“數據”的“集合”，在我
們的生活中這樣的數據庫可是隨處可見的啊。
什么是數據庫管理系統
圖書管理員在查找一本書時，首先要通過目錄檢索找到那本書的分類號和書號，然后在
書庫找到那一類書的書架，并在那個書架上按照書號的大小次序查找，這樣很快就能找到我
所需要的書。
數據庫里的數據像圖書館里的圖書一樣，也要讓人能夠很方便地找到才行。
如果所有的書都不按規則，胡亂堆在各個書架上，那么借書的人根本就沒有辦法找到他
們想要的書。同樣的道理，如果把很多數據胡亂地堆放在一起，讓人無法查找，這種數據集
合也不能稱為"數據庫"。
數據庫的管理系統就是從圖書館的管理方法改進而來的。人們將越來越多的資料存入計
算機中，并通過一些編制好的計算機程序對這些資料進行管理，這些程序后來就被稱為"數
據庫管理系統"，它們可以幫我們管理輸入到計算機中的大量數據，就像圖書館的管理員。
我們將要學習的 Access 也是一種數據庫管理系統。
Access 的發展現狀
Access 是 Office 辦公套件中一個極為重要的組成部分。剛開始時微軟公司是將 Access
單獨作為一個產品進行銷售的，后來微軟發現如果將 Access 捆綁在 OFFICE 中一起發售，
將帶來更加可觀的利潤，于是第一次將 Access 捆綁到 OFFICE97 中，成為 OFFICE 套件中
的一個重要成員�，F在它已經成為 Office 辦公套件中不可缺少的部件了。自從 1992 年開始
銷售以來，Access 已經賣出了超過 6000 萬份，現在它已經成為世界上最流行的桌面數據庫
管理系統。
后來微軟公司通過大量地改進，將 Access 的新版本功能變得更加強大。不管是處理公
司的客戶訂單數據；管理自己的個人通訊錄；還是大量科研數據的記錄和處理，人們都可以
利用它來解決大量數據的管理工作。
你也許要問，Access 的功能這么強，那使用起來會不會很麻煩呢？這一點你可以放心，
隨著版本的升級，Access 的使用也變得越來越容易。過去很繁瑣的工作現在只需幾個很簡
單的步驟就可以高質量地完成了。
進入 Access 的世界
一個簡單的數據庫
結束語
在這一課，給您講解了數據庫、數據庫管理系統這兩個概念，并且告訴您關于 Access
的歷史和發展，和怎么啟動 Access、打開已有的 Access 數據庫文件及將我們的通訊錄變成
一個簡單的 Access 數據庫，您學得怎么樣？
可能你對 Access 數據庫還有很多的疑問，并且想解決這些疑問，那就跟著我們繼續看
下面的內容。
ACCESS 入門教程（二）窗口接口使用簡介
窗口接口簡介
通過上一課的學習，你是否感覺 Access 的窗口和接口還有點搞不清楚，對于初學者來
說這的確是個問題，那么這一課就講講 Access 窗口接口的組成和各個部分的使用吧。
通常 Access 的窗口接口可以分成五個大的部分（如圖一）：“標題欄”、“菜單欄”、“工
具欄”、“狀態區”和“數據庫窗口”。其中“標題欄”在屏幕的最上方，“菜單欄”在“標題
欄”的下面，“菜單欄”的下面是“工具欄”，“狀態區”在屏幕的最下方，而夾在“工具欄”
和“狀態區”之間的空間則是用來顯示數據庫窗口的。現在我知道了各個部分都叫什么了，
但它們各有什么用呢？
（圖一）
首先我們看“標題欄”。顧名思義，“標題欄”就是用來顯示軟件標題名稱的地方，Access
的標題欄中自然寫的就是“Microsoft Access”了（如下左圖）。
在標題欄靠右的位置上有窗口控制按鈕，利用這些按鈕我們可以很方便地對整個窗口進
行放大(恢復)、縮小和關閉操作。當我們單擊窗口上的“最小化”按鈕后，整個 Access 窗口
就縮到 Windows 的任務條上去了，這時再單擊 Windows 任務條上“Microsoft Access”按鈕，
則 Access 窗口又恢復成原來的樣子了。
我們再看別的幾個部分。 在“菜單欄”上有“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“工
具”、“窗口”、“幫助”和這七個菜單項。
用鼠標單擊任意一個菜單項，就可以打開相應的菜單，在每個菜單上都有一些數據庫操
作命令，通過單擊這些菜單中的命令，我們就能夠實現 Access 提供給我們的某個功能。比
如我們要打開一個文件，只要將鼠標移動到“文件”菜單上，然后單擊鼠標左鍵，這時會彈
出一個菜單。
在這個菜單上，我們會看到有一項是“打開”命令，這時將鼠標移動到這個命令上，單
擊鼠標左鍵就可以了。所以通過單擊菜單中的命令，就可以執行 Access 中的各種操作。
但是僅僅使用菜單也有不方便的地方。要是你需要經常用到 Access 的某個功能，而每
次使用這個功能都必須打開好幾層的菜單的話，你一定會覺得很麻煩，希望能有個辦法讓你
方便一些。為了滿足大家的這個要求，就出現了工具欄（如圖一所示）。工具欄中有很多工
具按鈕，每個按鈕都對應著不同功能，要說明的是，這些功能都可以通過執行菜單中的相應
命令來實現。
那么你是否會問：既然用菜單命令都可以實現，那為什么工具欄中還要出現同樣功能的
按鈕呢？ 這是因為使用工具按鈕比菜單命令方便許多。
（菜單操作和工具按鈕操作對比圖）
你看，比如說象剛才所說的打開一個文件的操作，在用菜單進行操作時要單擊兩次鼠標左
鍵，中間還要移動一次鼠標，而使用工具欄上的“打開”按鈕時，只需要將鼠標移動到這個
按鈕上，然后單擊鼠標左鍵就可以打開文件了。哪一種方法更方便是顯而易見的。
一般我們常用的一些菜單命令都有工具欄按鈕可以直接實現相應的功能。熟悉工具欄上
的按鈕，可以讓我們在使用Access 進行工作時的效率大大提高。 除了菜單欄和工具欄，
Access 的窗口接口中還有“狀態區”和“數據庫窗口”，狀態區可以顯示正在進行的操作信
息，這可以幫助我們了解所進行操作的狀態，而“數據庫窗口” 則是 Access 中非常重要的
部分，它幫助我們方便、快捷地對數據庫進行各種操作。而它本身又包括“窗口菜單”、“數
據庫組件選項卡”、“創建方法和已有對象列表”三個部分，這三個部分怎么用，我們待會兒
詳細講。 下一節我們就分別來看看 Access 的菜單欄、工具欄和數據庫窗口的詳細使用方法。
菜單欄的使用
這一節我們要重點講講 Access 的菜單欄的使用方法。剛才舉的那個“打開”文件的例
子你看懂了吧？ 我們再舉一個執行菜單命令的例子。
如果現在想執行“復制”命令，先將鼠標移動至菜單欄的“編輯”菜單上，“編輯”這
兩個字就會凸出來，單擊鼠標左鍵，就打開了“編輯”菜單，移動鼠標游標到菜單中的“復
制”選項上，這個菜單命令的顏色就會變藍（如下左圖），表示選中了，這時單擊鼠標左鍵，
Access 就會執行“復制”這個命令了。
你可能已經注意到了，有時菜單里的某些選項是灰色的（如上右圖），而且把鼠標游標
移到這種灰色的選項上以后，單擊左鍵沒有任何反應，這是怎么回事啊？有時感到挺奇怪的。
這是因為有些特殊的菜單命令必須滿足一定的條件才能執行，當條件不滿足時，Access 就
用灰色來顯示這些命令，并且不讓我們執行它。
工具欄的使用
我們以前說過，一般常用的菜單命令都在工具欄上有相應的功能按鈕，那剛才說的“復
制”命令也有對應的工具欄按鈕。
你看，工具欄中左起第六個按鈕，上面畫了一個兩頁文件圖標的按鈕就是“復制”按鈕。
不過工具欄上這么多按鈕，你是不是要把每個按鈕的功能都記住呢？回答是否定的：不用去
記。
如果你想知道某個按鈕是什么功能，比如說這個“復制”按鈕，只要把鼠標箭頭移到按
鈕上，停留大約兩秒鐘，就會出現按鈕的功能提示。
這樣我們就知道按鈕的功能了。而且你在使用一段時間之后，自然就會記住每個按鈕的
功能，那時執行操作就更簡單了，只要將鼠標箭頭移動到按鈕上，單擊鼠標左鍵就可以了。
在工具欄上，很多按鈕的右邊都有一個“向下箭頭”符號，讓我們來單擊一個這樣的符
號。我們單擊了工具欄上“新對象：自動窗體”按鈕右邊的“向下箭頭”。
按鈕的下面會出現一個菜單，這個菜單中有幾個與“新對象：自動窗體”類似的命令，
我們可以選擇其中的一個來執行它（如自動窗體）命令。
說到這里，你可能要問：如果我要執行某個命令，每次都必須先單擊“向下箭頭”，然
后再在彈出的菜單中去找那個命令，那豈不是和使用菜單一樣麻煩了嗎？不是的，當你使用
過菜單中的某個命令后，原來在工具欄上的那個按鈕就被你剛剛使用過的那個命令替換了。
這樣下次使用這個命令的時候，只要直接點按鈕就可以了。看，聰明的 Access 早已為你想
到了。
數據庫窗口的使用
菜單、工具欄的使用都講過了，下面該講數據庫窗口的使用了。
數據庫窗口的使用也很簡單。數據庫窗口中也有一些功能按鈕，它們的使用方法和剛才
所講的工具欄上的按鈕一樣，要執行一個操作只要單擊相應的按鈕就可以了。
窗口左側包含兩個方面的內容，上面是“對象”，下面是“組”。“對象”下分類列出了
Access 數據庫中的所有對象，比如說用鼠標點一下這里的“表”，窗口右邊就會列出本數據
庫中已經創建的所有表。而“組”則提供了另一種管理對象的方法：我們可以把那些關系比
較緊密的對象分為同一組，不同類別的對象也可以歸到同一組中。比如說我們上次做的通訊
簿數據庫，其中的通訊簿表和通訊簿窗體就可以歸為一組。在數據庫中的對象很多的時候，
用分組的方法可以更方便地管理各種對象。
那具體怎樣管理對象呢？ 比如說我們想建立一個新的表，就需要將鼠標移動到“對象”
下面的“表”這個選項上，單擊左鍵，“表”這個選項就會凹下去，這時再將鼠標移動到“新
建”按鈕上，單擊鼠標左鍵就可以新建一個表了。
下面我們說一下刪除組中的對象時，是不是將這個對象從數據庫中刪去了？不是的，其
實組中的對象只是真實對象的快捷方式。將組中對象刪除，只是將對象在組中建立的這個快
捷方式刪除了，這并不影響這個對象及其里面的內容的完整。它仍然存在于數據庫中。
在本課里，我們主要講解了 Access 窗口接口分成“標題欄”、“菜單欄”、“工具欄”、“狀
態區”和“數據庫窗口”這五個部分，并且介紹了這幾個部分的用途和基本使用方法。現在
你是不是已經想一顯身手，自己來建立一個數據庫呢？
下一課，我們將學習如何在數據庫向導的幫助下建立自己的數據庫。
補充一：添加和刪除工具欄按鈕
在使用中我們會發現，有一些經常使用的菜單命令，在工具欄上卻沒有相應的功能按鈕。
所以，為了工作上的方便，需要在工具欄中添加或刪改按鈕。如何操作呢？
首先我們打開“視圖” 菜單，并將鼠標移動到菜單中“工具欄”這一項。
這時在“工具欄”右邊會彈出一個子菜單，將鼠標移動到子菜單中的“自定義”項。
單擊鼠標左鍵，屏幕上就會出現一個“自定義”對話框。比如說我們想添加一個按鈕能
夠實現“幫助”菜單中的“這是什么”功能，只要選擇“命令”選項卡，并在左邊“類別”
窗口中選擇“窗口與幫助”項，這時右邊的“命令”窗口中就出現了“窗口”菜單與“幫助”
菜單中的命令，找到“這是什么”項，按下鼠標左鍵，拖動鼠標。
把它拖動到工具欄中。這樣工具欄中就增加了一個功能按鈕。
此時，工具欄處于編輯狀態。如果我們想把某個按鈕從工具欄中刪掉，只需要在按鈕上
按下鼠標左鍵，將它從工具欄中拖走就可以了。完成這些工作后，單擊“自定義”對話框中
的“關閉”按鈕，工具欄就退出了編輯狀態。
補充二：有關組的操作
1.新建、刪除或重命名組
要想新建一個組，只要將鼠標移動到 Access 數據庫窗口的左邊，然后單擊鼠標右鍵，在
彈出的菜單中選擇“新組”這個選項。
這時就會彈出一個對話框，要求輸入新組的名稱，輸入完畢后，單擊“確定”按鈕就新
建了一個組。如果要刪除一個已經存在的組，就將鼠標移動到要刪除的組上，單擊鼠標右鍵，
從菜單上選擇“刪除組”，這個組就被刪除了。如果要修改一個組的名稱，就將鼠標移動到
組名上，右鍵單擊這個組名，在彈出的菜單中選擇“重命名組”，這時就會彈出一個“重命
名組”的對話框，在這個對話框的名字欄中輸入新組的名字，然后單擊“確定”按鈕就可以
了。
2.在組中添加、刪除對象 建立組是為了更方便的管理數據庫中的各種對象。向建立好的空
組中添加物件，首先要選中對象所屬的類別，然后在已有對象的列表中，選中要添加的對象，
將它拖動到組中就可以了。
例如，將表 1 添加到組 1 中，首先單擊“對象”下的“表”，然后將鼠標移動到右邊對
象列表中的表 1 上，按下鼠標左鍵，將表 1 拖到組 1 中，然后松開左鍵。現在單擊組 1，就
會發現組 1 的對象列表中已經有表 1 了。
要想刪除組中的一個對象，只要選中這個對象，然后按鍵盤上的“DELETE”鍵，就會
彈出一個對話框詢問是否要刪除這個對象，單擊“是”按鈕以后就會發現組中的這個對象已
經被刪除了。
補充三：兩種版本的主要差異
1. 數據庫窗口的差異
曾經用過的 Access97 人，初次使用 Access2000 時都會感到很不習慣。這是因為 Access
的使用接口與 Access97 有很大的不同，菜單欄和工具欄的變化還不算大，數據庫窗口的外
貌卻發生了很大的變化。
在 Access97 中，數據庫窗口中只有“表”、“查詢”、“窗體”、“報表”、“宏”和“模塊”
這六個部分，并且是橫向排列的，而 Access2000 在數據庫窗口中增加了“頁”和“收藏夾”，
并且將這些內容分成了“對象”和“組”兩個部分。除此之外，在 Access2000 中用數據庫
窗口上的“打開”“設計”“新建”三個按鈕代替了原來分布在各個對象窗口上的“打開”目
標“設計”“新建”按鈕，這使整個窗口變得更加簡潔。
2.菜單的差異
Access2000 與 Access97 的菜單最大的差異就是：原來在 Access 97 中的菜單不管什么時
候都會全部顯示出來，而 Access 2000 中的菜單一般情況下都不會顯示全部的選項，我們常
常看見在菜單的最下面還有一個向下符號，單擊這個符號才可以看到這個菜單上的全部選
項。
這樣做是因為對很多用戶來說，沒有顯示出來的那些命令并不常用，甚至根本用不到。
為了使接口更加簡潔，就只在菜單中顯示常用的選項。如果一個命令一開始在菜單中沒有被
顯示出來，而用戶又經常使用它，那么在使用幾次以后，打開菜單時，這個命令就自動顯示
出來了。
這就是說，Access 可以記住我們經常使用哪些菜單命令，把它們顯示在菜單中，不經
常使用的那些命令，就被隱藏起來了。
ACCESS 入門教程（三）用向導建立數據庫
向導簡介
這一課我們要建立一個客戶訂單管理數據庫，這個數據庫將用 Access 提供的數據庫向
導來建立。
當我們在風景區游覽的時候，經常會看到一隊人跟著一個拿小旗的人轉來轉去,這個拿
小旗的人就是導游。有了導游的引導和講解，那些初次來的游客就不會迷路，還能了解到與
眼前的風景有關的很多傳說和故事。所以對于游客們來說，一個好的導游是很重要的。其實
“數據庫向導”就是 Access 為了方便的建立數據庫而設計的向導類型的程序，它可以大大
提高工作效率。通過這個向導，我們只要回答幾個問題就可以輕松的獲得一個數據庫。
選擇需要的數據庫類型
在使用數據庫向導建立數據庫之前，必須選擇需要建立的數據庫類型。因為不同類型的
數據庫有不同的數據庫向導，要是選錯了向導，那我們的工作可就白費了。單擊屏幕上方工
具欄中最左邊的那個“新建”按鈕，它上面畫了一頁紙，鼠標放在上面的時候會出現“新建”
的文字提示。彈出“新建”對話框如下圖，在“常用”和“數據庫”兩個選項卡中選擇“數
據庫”選項。
“數據庫”選項卡里有很多圖標，這些圖標代表不同的數據庫向導，圖標下面都有一行
文字，這些文字表明了數據庫向導的類型。就好像一個旅行社可以開設幾條旅游線路，每個
線路要配備不同的向導一樣。我們要找一個適合自己要做的工作的向導。第一個圖標是關于
訂單的，它可以幫助我們建立一個關于公司客戶、訂單等情況的數據庫。雙擊這個圖標，數
據庫向導就開始工作了。
定義數據庫名稱和所在目錄
屏幕上出現“文件新建數據庫”的對話框，提示應該給建立的數據庫文件取個什么名字，
并且將它保存在計算機的哪個目錄下。在“文件名”右邊的文本框中輸入數據庫的名字，然
后單擊左上角“保存位置”右面的下拉框，在下拉列表中選擇存放這個數據庫文件的目錄。
為了學習的方便，我建立一個子目錄“例子”，并把課程中將要用到的數據庫文件都存
放在這個目錄中�，F在將正在建立的數據庫文件取名為“向導形數據庫”，并選擇保存類型
為“MICROSOFT Access 數據庫”，即將它保存為一個 Access 數據庫文件。在完成了這些
工作后單擊窗口右下角的“創建”按鈕，創建新數據庫這一步就完成了。
選擇數據庫中表和表中的字段
現在屏幕上又出現了信息提示對話框，上面有數據庫需要存儲的客戶信息、訂單信息等
很多內容。
看過這些提示信息后，單擊“下一步”按鈕進入向導的下一步工作。對話框中提了一個
問題“請確定是否添加可選字段？”。這個對話框分類列出了數據庫中可能包含的信息，左
邊框中是信息的類別，右邊框中列的是當前選中的類別中的信息項。
這些信息項的前面都有一個小方框，有的小方框中有一個“√”，表示此信息項被選中
了，被選中的信息項將會出現在數據庫中，而沒有選中的信息項就不會出現在數據庫中。我
們可以通過單擊信息項前的小方框來決定數據庫中是否要包含某些信息項，如果信息項前面
的小方框是空的，單擊它就會出現對勾；如果小方框中有對勾，單擊它就會變空。不過要注
意，絕大多數的信息項前面的對勾是不能取消的，單擊它的時候會出現提示，“此選項不能
被取消”。這是因為使用數據庫向導建立數據庫的時候，向導認為有些信息項是此種類型的
數據庫必須包含的，它們和數據庫中的窗體和報表緊密相關，所以 Access 不允許我們隨便
取消這些必選項目。從外觀上很容易區分必選項目和非必選項目。用斜體字書寫的項目就不
是必選項目，可以選擇也可以取消；而用正常字體書寫的項目都是必選項目，不可以取消的。
如果不想再增加什么非必選項目了。就可以進行“下一步”了。
屏幕的顯示方式和打印報表的樣式
如果沒有什么別的要求，就單擊“下一步”按鈕。
現在對話框中的內容又發生了改變，我們需要選擇屏幕的顯示方式，也就是選擇將要建
立的數據庫中窗口的背景、窗口上的默認字體大小和顏色。用鼠標單擊一個選項，就會發現
在窗口左邊的方框中展示出所選的“顯示樣式”，這樣每選一次就看看滿意不滿意，很容易
就可以找到比較合適的效果了。選擇“工業”,單擊“下一步”按鈕，現在這個對話框要選
擇打印報表的樣式。
打印報表就是把數據庫中的數據打印在紙上，而打印報表的樣式就是指打印時所用的格
式。和剛才屏幕的顯示樣式一樣，每選定一個選項，左面的方框中都會將所選的打印報表樣
式顯示出來，選定“組織”樣式。
為數據庫指定標題
選定打印報表的樣式以后單擊“下一步”按鈕，現在要給新建的數據庫指定一個標題。
在對話框上面的文本框里輸入“客戶訂單資料庫”。
這個對話框中起的名字是新建的數據庫入口窗體上的標題詞，也就是打開這個數據庫
時，看到的第一個界面上的標題詞，和剛才給數據庫文件起的名是不一樣的。“請確定是否
在所有的報表上都加一幅畫”意思是如果想在這個數據庫打印出來的所有文件報表上都加上
某個圖片，就可以在這兒選擇“是的，我要包含一幅圖片”，并通過單擊“圖片...”按鈕選
擇一幅圖片。比如有的公司在打印一些報表的時候都希望將自己公司的標識打印在打印紙
上，就需要選擇這個選項，并且通過單擊“圖片”按鈕來加載公司的標識了。如果現在還不
想在報表上添加圖形，就單擊“下一步”按鈕，進入向導的下一步。
啟動數據庫
接下來的對話框中“下一步”按鈕的顏色變灰，表示已經是最后一步了。單擊“完成”
按鈕就把數據庫建好了。屏幕上顯示的就是新建的數據庫“客戶訂單資料庫”的主窗體。要
想看什么內容只要單擊相應的按鈕就可以了。
現在的數據庫中什么數據都沒有，因為 Access 是數據庫管理系統，它的向導只是為數
據庫管理搭建好數據庫框架，而數據則是需要自己輸入的。在后面的課程中，我們將會學到
如何在數據庫中添加數據。
本課結束語：這一課講了什么是數據庫向導，以及如何利用數據庫向導建立我們需要的
數據庫。如果你對“數據庫向導建立的數據庫是怎樣產生的？”、“數據庫的內部又是什么樣
的？”這些問題感到疑惑，那就仔細看看下一課的內容吧。
補充內容
補充一：在使用數據庫向導的時候，向導的任何一步中都有一個“完成”按鈕，在任意
一步中單擊這個按鈕，那么 Access2000 將會保留在單擊這個“完成”按鈕之前對數據庫的
各種設置，而對于那些在向導中還沒有回答的問題設置默認值。通過這兩方面的設置將數據
庫建立起來。
補充二：在向導中，從第二步開始，就出現了一個“上一步”按鈕，單擊這個按鈕就可
以回到向導的“上一步”中，去修改在上一步中所做的設置。這樣只要在向導里就可以隨時
修改數據庫向導中的設置，非常的方便。有時在數據庫向導中想跳出向導，取消用數據庫向
導自動創建數據庫的過程。這時只要將鼠標移動到“取消”按鈕上，單擊左鍵就可以取消創
建數據庫了。
問題一：為什么 Access2000 中文版中用數據庫向導建立好的數據庫不能顯示入口窗
體？
對于 Access2000 中文試用版的用戶，用數據庫向導建立本課第六節的例子時，當建好
的數據庫開始運行時，會發現入口窗體的界面上一無所有，這是微軟在制作中出的一個
BUG，可以用這種方法來解決：
一、單擊入口窗體右上角的“關閉”按鈕，關閉入口窗體。
二、單擊 Access 窗口左下角的數據庫窗口標題欄上“還原”按鈕，將數據庫窗口還原。
三、單擊對象欄中的“表”，在右邊顯示的列表中選擇“Switchboard Items”表。
四、雙擊“Switchboard Items”表選項，打開表“Switchboard Items”。
五、單擊表中第一行第五列對應的值，將這一欄中的內容“默認”改成“default”。
六、單擊表“Switchboard Items”窗口右上角的“關閉”按鈕，關閉這個表。
七、這樣當你再啟動這個數據庫時，入口窗體中的圖案、文字和選項都出現了。
ACCESS 入門教程（四）數據庫的結構
規劃自己的數據庫
建好一個數據庫后，我們也許會覺得并不知道這個數據庫是怎么構成的，總有一種空中
樓閣的感覺。其實學習的過程總是一步步漸進地，沒有前面的學習現在就不會發現提出這樣
的問題。在對 Access 已經有了一定的認識之后，現在我們就通過建立一個空的數據庫講解
一下數據庫是怎樣構成的。
當我們想做一件事情的時候，一般都會先考慮一下，然后再去做。在建立一個新數據庫
的時候，也要想一想這個數據庫是用來干什么的，它要存儲哪些數據信息，這些數據之間又
有什么關系？ 一方面要知道哪些數據是必須的，是絕對不能缺少的，不然建立數據庫獲取
信息的目地就沒法達到了；另一方面也要知道哪些數據是不必要，放在數據庫當中只會增加
數據庫的容量，卻并不起任何作用，所以要將這些冗余的數據剔除。這樣建立起來的數據庫
才既能滿足我們檢索數據的需要，又能節省數據的存儲空間。
建立一個空的數據庫
既然已經了解了在建立一個數據庫之前應該注意的問題，那我們現在就從最基本的新建
一個空數據庫開始，了解一下 Access 數據庫的結構。
在 Access 2000 中，新建一個空數據庫其實很簡單，只要用鼠標單擊 Access 窗口左上角
數據庫工具欄中的“新建”按鈕，就會在屏幕上彈出一個“新建”對話框。
在這個對話框彈出以后，我們不再象上次那樣選“數據庫”選項卡，而是選擇“常用”
選項卡，并在“常用”選項卡上用鼠標左鍵雙擊“數據庫”圖標。
屏幕上彈出“文件新建數據庫”對話框，在“文件名”中給新建的數據庫文件取名“空
數據庫”，把它存儲在“例子”子目錄中，單擊“創建”按鈕將新建的數據庫文件保存下來。
現在我們不是用的數據庫向導，自然也就沒有問題要回答了。
Access 數據庫中的主要對象及其關系
我們知道在建筑一棟房子之前，首先必須要有一塊地皮，然后才能在地皮上按照設計好
的圖紙一層層的搭建房子，最后才是人住進去�，F在我們有了一個空的數據庫，就等于在
Access 中已經有了這樣一塊“地皮”，現在可以建房子了。上一課用數據庫向導建立的數據
庫就是一個已經建筑完畢的“房子”，只是還沒有“數據”住進去罷了。在 Access 中，所謂
的建房材料就是數據庫中的主要對象，它包括“表”、“查詢”、“窗體”、“報表”、“頁面”、
“宏”和“模塊”。這些對象在數據庫中各自負責一定的功能，并且相互協作，這樣才能建
設出一個數據庫。
在數據庫中，“表”用來存儲數據；“查詢”用來查找數據；人通過“窗體”、“報表”、
“頁面”獲取數據；而“宏”和“模塊”則用來實現數據的自動操作。其實對于數據庫來說，
最重要的功能就是獲取數據庫中的數據，所以數據在數據庫各個對象間的流動就成為我們最
關心的事情。為了以后建立數據庫的時候能清楚的安排各種結構，應該先了解一下 Access
數據庫中對象間的作用和聯系。
作為一個數據庫，最基本的就是要有表，并且表中存儲了數據。比如“通訊錄”數據庫，
首先要建立一個表，然后將某人的聯系地址、電話等信息輸入到這個數據表中，這樣就有了
數據庫中的數據源。有了這些數據以后，就可以將它們顯示在窗體上。這個過程就是將表中
的數據和窗體上的控件建立連接，在 Access 中把這個過程叫做“綁定”。這樣就可以通過屏
幕上的各種各樣的窗體界面來獲得真正存儲在表中的數據了。而且合理地在窗體上擺放控件
和圖案可以使我們更容易操作和理解數據庫中數據代表的含意。這樣就完成數據從表到窗體
的流動，實現了數據庫中的數據在計算機和人之間進行了一次溝通。比如在“通訊錄”數據
庫中，使用自動窗體將數據庫中的一個記錄顯示在窗體上，控制窗體上的記錄操作按鈕在表
中前后移動，可以看到對應其它記錄的信息�，F在，數據庫中的表和窗體對象之間的關系應
該很清晰了，我們可以畫出一個表。至于數據庫中的其他對象，現在先把它們空出來。在以
后學習了其他的幾種對象以后，將把這個表示數據庫中數據流向的圖表補充完整。我們以后
可以每學一課，就按照這種方式將各種對象間的數據流向畫出來，這對于建立一個完整的數
據庫很有好處。
結束語：在這一課中，我們通過建立一個空數據庫，結合上一課中的內容，講解了建立
一個新數據庫需要注意的問題和數據庫中每個對象的用途和相互關系。如果想了解更多關于
Access 數據庫的知識，掌握 Access 數據庫的使用方法，那就請看下面幾課了。
ACCESS 入門教程（五）用表向導建立表
表向導簡介
從這一課開始，我們要學習表的建立了。
其實表就是數據庫中用來存放數據的場所。就像有很多人在操場上站隊，這個隊伍非常
整齊，有一定數目的行和列，隊列中的每個人，都在一定的行列位置上。當我們想叫某個人
的時候，不用知道他的名字，只需要喊“第幾行第幾列的，出列”，這個人就會站出隊伍。
現在將這個隊伍中的人換成數據，就構成了數據庫中的“表”。
這些“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存儲數據，二是這些數據在表中都有很
規則的行列位置。Access 中的“表”和平常見的很多紙上的表格很像。
其實各種數據在計算機中是按照串的方式存放的。只是現在 Access 將這些數據讀取出
來以后，按照通常所接觸的紙上表格那種行列方式將它們顯示在屏幕上。這比較適合我們的
生活習慣，對數據進行操作也比較容易，所以把它稱為“表”，它可是數據庫中最基本、最
重要的一個部分。所以要想建立一個數據庫，必須先要掌握建立表的方法。
建立一個表是很容易的。而且在 Access 中更是提供了幾種方法來建立一個表。這些方
法都很簡單，也很實用。其中最簡單的方法就是使用“表向導”來建立表了。
在 Access 中不光有表向導，還有查詢向導、窗體向導、報表向導和頁向導等。這些向
導能在不同的工作中幫我們忙�，F在我們就先用向導建立一個表。
什么是字段、記錄和值?
在講向導之前，先要知道幾個概念。在數據庫中，對表的行和列都有特殊的叫法，每一
列叫做一個“字段”。每個字段包含某一專題的信息。就像“通訊錄”數據庫中，“姓名”、
“聯系電話”這些都是表中所有行共有的屬性，所以把這些列稱為“姓名”字段和“聯系電
話”字段。
我們把表中的每一行叫做一個“記錄”，每一個記錄包含這行中的所有信息，就像在通
訊錄數據庫中某個人全部的信息，但記錄在數據庫中并沒有專門的記錄名，常常用它所在的
行數表示這是第幾個記錄。
在數據庫中存放在表行列交叉處的數據叫做“值”，它是數據庫中最基本的存儲單元，
它的位置要由這個表中的記錄和字段來定義。在通訊錄的表中就可以看到第一個記錄與“單
位”字段交叉處的值就是“上海分行”�！巴鯈埂彼诘挠涗浐汀半娫挕钡倪@個
字段交叉位置上的“值”就是“0551-7238321”。
如何啟動表向導
要建立表，首先必須要有一個數據庫�，F在建立一個空數據庫叫做“客戶訂單數據庫”，
當我們把 Access 學完以后，這個“客戶訂單”數據庫也建好了。
空數據庫建好后就開始創建表。首先要在數據庫窗口的對象列表中單擊“表”這一項，
將數據庫的操作對象切換到“表”上，這樣所做的工作才是針對表的操作，也才能在數據庫
中創建一個表。
“表”這個選項凹陷了下去，表示它已經被選中了。然后就可以啟動表向導了，把鼠標
移動到數據庫窗口右邊的“創建方法和已有對象列表”列表框中，雙擊“使用向導創建表”。
啟動表向導后，屏幕中央出現“表向導”對話框。
怎樣選擇新表中的字段
在“表向導”對話框中，我們要在“示例表”列表選擇表名，然后在表的“示例字段”
字段中選擇相應的字段，再將這些選中的字段組成一個新的表。
先來做一個關于客戶記錄的表，用來記錄一個公司有哪些客戶及他們的地址、聯系電話、
負責人等信息。首先選擇要創建的表是個人用的還是商務用的，可以看出所需要的這個表是
用于商務的，那就單擊“商務”選擇按鈕。在選擇“商務”用戶類型后，在“示例表”和“示
例字段”這兩個列表框中的選項都有變化。因為個人的要求和一個公司商務上的要求肯定是
不一樣的，所以他們所需要的表包含的字段內容也是不一樣的。
現在要在“示例表”列表框中看看有沒有和要建立的表相類似的表，有些選項沒法看見，
可以上下拖動“示例表”列表框右側的滾動條，看到列表框中的全部內容，把鼠標移動到“示
例表”列表框中，單擊“客戶”選項。將這個表對應的“示例字段”列表框中所需要的字段
選到“新表中的的字段”列表框中去�！肮久Q”、“聯系人”、“記帳地址”、“城市”這些
選項都是所需要的。首先將鼠標移動到示例字段選項上，單擊它，再單擊“示例字段”列表
框和“新表中的字段”列表框中間的“>”按鈕，選中的示例字段就添加到“新表中的字段”
列表框中了，重復這個操作可以把所需的所有字段都添加進來。
如果不需要“新表中的字段”列表框中的某個字段了，在這個列表框中選中它，單擊按
鈕“<”，就將它從新字段中刪除了。單擊“>>”按鈕可以將“示例字段”列表框中的所有
字段值都添加到“新表的字段”列表框中，而“<<”按鈕則可以將“新表的字段”列表框
中的所有字段值都取消。
怎樣在表向導中修改字段名
如果覺著示例字段的名字不太合適，也可以修改一下。在“新表中的字段”列表框下面
有個“重命名字段...”按鈕，用它可以修改字段名。比如想把字段“聯系人名字”改成“聯
系人姓名”，只要在“新表中的字段”列表框中單擊“聯系人名字”字段，單擊“重命名字
段...”按鈕，這時彈出“重命名字段”對話框，將鼠標移動到“聯系人名字”上，單擊鼠標
左鍵，這個文本框中會出現一個閃動的光標，將“聯系人名字”刪除，并在文本框中輸入“聯
系人姓名”，再單擊對話框上的“確定”按鈕，就可以將字段名從“聯系人名字”改成“聯
系人姓名”了。
用同樣的方法把“記帳地址”改成“開戶行”，把“客戶 ID”改成“序號”，這下該改
的都改完了�，F在這個表需要的字段已經有了，單擊“下一步”按鈕。
這一步要給表指定名字，把名字改成“客戶資料表”，選擇“是，設置一個主鍵”，關于
主鍵的問題課后的補充有完整的介紹，單擊“下一步”按鈕。表向導又給我們提了一個問題
“請選擇表創建完之后的動作”。表建好之后，如果想馬上把數據輸入到表中，就選擇第二
項“直接向表中輸入數據”，之后單擊“完成”按鈕，結束用向導創建表的過程。這樣，一
個表就建好了。
怎樣在表中跳轉？
現在出現的表格就是剛才利用表向導創建的新表“客戶資料表”，在這個表窗口中，最
上面的狀態欄顯示了這個表的名稱。狀態欄下面是表中各個字段的字段名，下面的空行中可
以輸入新的記錄，以后要把數據都輸入到這個表里。把空表和有數據的表進行比較，就很容
易看出數據在表中是如何放置的了。
窗口左下角的幾個按鈕及其中間的文本框都是用來控制表中當前操作的記錄�！�>”按
鈕表示移動到下一條記錄，“<”按鈕表示移動到上一條記錄，“>|”按鈕表示跳到最后一條
記錄，“|<”按鈕則表示跳到第一條記錄，而“>*”按鈕表示在這個表中新插入一個記錄。
這樣只要單擊這些按鈕就可以進行相應的記錄跳轉了。單擊按鈕的時候，在“>”和“<”
按鈕之間的文本框中的數字有變化，它列出了當前記錄在表中的行數，而且框里的數字還可
以直接修改。把鼠標移動到文本框上，單擊鼠標左鍵，就可以用鍵盤上的“Delete”鍵刪去
原來的數字，輸入新的數字，按“回車鍵”就可以直接跳轉到相應的記錄上去了。比如輸入
“6”并按“回車鍵”，就會跳轉到表中第六行的記錄上。在表中，只能對當前的記錄進行刪
除、修改等操作。當需要對表中的另一條記錄中的值進行編輯的時候，首先要將當前的記錄
轉換到那條記錄上去。
什么是主鍵？
在數據庫中，常常不只是一個表，這些表之間也不是相互獨立的。不同的表之間需要建
立一種關系，才能將它們的數據相互溝通。而在這個溝通過程中，就需要表中有一個字段作
為標志，不同的記錄對應的字段取值不能相同，也不能是空白的。通過這個字段中不同的值
可以區別各條記錄。就像我們區別不同的人，每個人都有名字，但它卻不能作為主鍵，因為
人名很容易出現重復，而號是每個人都不同的，所以可以根據它來區別不同的人。數
據庫的表中作為主鍵的字段就要像人的號一樣，必須是每個記錄的值都不同，這樣才
能根據主鍵的值來確定不同的記錄。
ACCESS 入門教程（六）在表中輸入數據
如何打開一個表
通過上一課的學習，我們已經會使用表向導建立表了。表雖然是建立好了，但一個空白
的表沒有任何用處，這一課我們就在建立好的表中輸入數據，并學習一些關于表的基本操作。
往表中添加數據之前要先打開它，前面已經學過如何打開一個數據庫，首先啟動 Access，
選擇“打開已有文件”，雙擊“客戶訂單數據庫”打開它。在數據庫窗口中單擊“表”選項，
可以看到在數據庫右邊的“創建方法和已有對象列表”列表框中，除了三種創建表的方法之
外，還有一個“客戶資料表”選項。
要打開這個表有兩種方法，一是用鼠標雙擊這個選項，另一個方法是先單擊這個選項選
中它，然后再單擊數據庫窗口上的“打開”按鈕。打開這個表之后，我們就開始往里面輸入
數據。
如何在表中添加、修改和刪除數據？
我們先在表中輸入幾個數。 在一個空表中輸入數據時，只有第一行中可以輸入。首先
將鼠標移動到表上的“公司名稱”字段和第一行交叉處的方格內，單擊鼠標左鍵，方格內出
現一個閃動的光標，表示可以在這個方格內輸入數據了。用鍵盤在方格內輸入“北京興科”，
這樣就輸入了一個數據。其他的數據都可以按照這種方法來添加。用鍵盤上的左、右方向鍵
可以把光標在方格間左右移動，光標移動到哪個方格，就可以在那個表格中輸入數據。按一
次“→”鍵將光標移到“聯系人姓名”字段內，輸入“張剛”兩個字。
如果輸入時出現錯誤想改的話，只要按鍵盤上的方向鍵，將光標移動到要修改的值所在
的方格，也可以直接用鼠標單擊，選中方格內的數據，然后用鍵盤上的“DELETE”鍵將原
來的值刪掉，并輸入正確的值就可以了。向表中輸入數據是一件很細致的工作，千萬不能馬
虎大意。簡單的表，數據比較少，出錯了容易檢查；如果一張表很大，而且字段類型又比較
復雜的話，輸入的值出現錯誤，查起來就會非常麻煩。而且要是沒有檢查出來，讓錯誤的數
據留在表中，可能會給工作造成非常嚴重的后果。
怎樣讓方格中的數據全部顯示出來？
我們經常會遇到這樣的問題：表中的某一列太窄，使輸入的值只能看到一部分，怎么讓
這些字都顯示出來呢？有好幾種方法可以解決這個問題。
一種是將鼠標移動到標題行中“開戶行”和“城市”這兩個字段的交界處，如果位置適
當的話，鼠標的光標位置可以拖動。按住鼠標左鍵，向右拖動鼠標來拉長“開戶行”字段的
寬度，讓這個字段中的文字全部顯示出來，再松開左鍵就可以了。
還有一種方法就是將鼠標移動到“開戶行”這個字段的標題上，這時鼠標的光標會變成
向下指的箭頭符號，單擊鼠標右鍵，就會彈出一個菜單，單擊菜單上的“列寬”命令，出現
“列寬”對話框，輸入數值來定義列的寬度。
也可以單擊“最佳匹配”按鈕，這樣這一列的列寬就可以自動進行調整，保證能將這個
字段中最長的值顯示出來。完成這些后單擊對話框上的“確定”按鈕就可以了。
在 Access 中，改變表中文字的字號大小時，表的大小也會按比例隨著變化，所以不能
用改變字體大小的方法來讓文字都顯示出來。不拉長列寬 ，也可以加大行高，使那些較長
的值多用幾行顯示。調整行的高度和調整列寬度的方法基本類似，也有兩種方法，第一種就
是將鼠標移動到相鄰兩行之間，這時鼠標變成可拖動形狀，按住鼠標左鍵，上下拖動鼠標調
整行的高度；第二種方法是將鼠標移動到某一行上，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單里用鼠標
單擊“行高”命令，在出現的“行高”輸入欄中輸入一定的數值來改變行的高度。完成后單
擊“確定”按鈕，這時其它行的高度也改變了，因為在表中各個記錄都是相關的，調整一行
的行高，其他行的行高都會相應調整，以保持各行的高度一樣。
怎樣在表中插入、刪除和移動字段
如果在創建表的時候忘記了某項內容，現在也可以再把它加進去，只要在原來的表中再
添加一個字段就可以了。在已有的表中不僅能添加字段，而且還可以刪除字段。
我們可以在“公司名稱”與“聯系人姓名”兩個字段之間加入一個“公司地址”字段。
首先把鼠標移動到“聯系人姓名”字段的標題上，鼠標光標變成一個向下的箭頭，單擊鼠標
右鍵，在彈出的菜單中單擊“插入列”命令。這樣就在“聯系人姓名”字段前面插入了一個
新的字段。新插入的字段名是“字段 1”而不是“公司地址”，因為我們還沒有給它指定名
稱，“字段 1”是 Access 自動給的名稱。要改變字段名，可以將鼠標移動到“字段 1”的標
題處，雙擊鼠標左鍵，標題就變成可以修改的了。將“字段 1”三個字改成“公司地址”，
完成后敲鍵盤上的回車鍵。這樣“公司名稱”和 “聯系人姓名”兩個字段之間多了一個叫
“公司地址”的字段。
要想刪除表中的某個字段，可以先將鼠標移動到這個字段的標題處，這時鼠標變成向下
的箭頭，單擊鼠標右鍵選中這個字段，整個字段都變成黑色并彈出了一個菜單，單擊菜單上
的“刪除列”，這時屏幕上彈出對話框，提出是否確定要刪除這個字段及其中的數據。單擊
“是”按鈕可以將“字段 1”刪除。但在刪除字段時要注意，在刪除一個字段的同時也會將
這個字段中的數值全部刪除，所以當執行這個操作時，一定要看清楚，避免由于誤刪把有用
的數據都丟失了。
如果想在數據表中調整“郵政編碼”字段的位置，首先將鼠標移動到“郵政編碼”字段
的標題處，鼠標變成向下的箭頭，單擊鼠標右鍵選中這個字段，等它都變成黑色后，按住鼠
標左鍵，拖動到字段“公司地址”的后面，松開左鍵，這個字段就移動到“公司地址”的后
面了。
怎樣在表中“復制”和“粘貼”數據
在“城市”和“省份”兩個字段里，有很多重復的內容，每次都輸入一遍顯得非常麻煩。
我們可以結合“復制”和“粘貼”數據兩個命令將一個數據塊很方便地放到很多位置上去。
首先打開 Access 2000 的“剪貼板”，單擊“視圖”菜單，將鼠標移動到“工具”選項
上，在“工具”選項右邊彈出一個菜單，單擊上面的“剪貼板”命令，屏幕上出現一個“剪
貼板”對話框。
“復制”和“粘貼”命令，就是將一些數據“復制”到“剪貼板”上，然后再將這些數
據從“剪貼板”上“粘貼”到我們需要用到這些數據的位置上。選中表里的某個數據后，在
它上面單擊鼠標右鍵，并單擊彈出菜單上的“復制”命令，選中的內容就被“復制”到了剪
貼板上，然后將鼠標移動到一個新位置上，單擊鼠標將該位置作為“粘貼”數據的起始位置。
然后在剪貼板上單擊表示這段數據的按鈕，這個數據就被“粘貼”到新位置上了。
在 Access2000 中，一次復制的數據最多可達十二個，這樣我們就可以先在剪貼板上復
制十二段數據，然后再單擊代表不同數據的按鈕將它們分別“粘貼”到表中的不同位置上，
改變了過去一次只能“復制”一個數據，“粘貼”一個數據的狀況。
怎樣讓表中的一些列總是顯示出來？
把所有的數據都輸入到表中之后，我們就可以方便的在 Access 中查看數據了，但如果
一個表太長，看到前面的內容，后面的就看不到，有時看到后面的數據時，又想不起來后面
格子里的數據到底是哪個公司的，就只好將“滾動條”再移動到最前面，看看這些數據對應
的“公司名稱”。這時我們可以讓最前面的“公司名稱”列一直顯示。
這個在 Access2000 中可以通過“凍結列”的方法來實現，凍結后的列不會隨著滾動條
的拖動而移動。要在表中凍結幾個列，只需先將這幾個列選中，然后單擊“格式”菜單中的
“凍結列”命令，
這樣選中的列就被凍結了。如果不需要再讓這些列處于凍結狀態，只要單擊“格式”菜
單中的“取消對所有列的凍結”命令，就可以了。
怎樣在表中隱藏列
為了讓表中的某些列一直顯示在屏幕上，可以將這些列凍結，但有時候為了將主要的數
據字段列保留在窗口中進行觀察，我們可以將暫時不需要的數據字段隱藏起來。將鼠標移動
到需要隱藏列的字段標題處，單擊鼠標右鍵，然后在彈出的菜單上選擇“隱藏列”選項。這
樣選中的列就被隱藏了。要取消對一個列的隱藏，先將鼠標移動到表以外的任何地方，單擊
鼠標右鍵，然后在彈出的菜單上單擊“撤消隱藏列”命令，彈出“撤消隱藏列”對話框如下
圖：
“撤消隱藏列”對話框的列表框中列有表的所有字段，而且每個字段前面都有一個方框，
沒有隱藏的列前面的方框中有“√”號，而隱藏了的列前面的方框中是空的。要取消對一個
列的隱藏，只要單擊這個列前面的方框，使它里面出現一個“√”符號，就可以取消隱藏。
完成以后單擊對話框上的“關閉”按鈕。
怎樣使用工具欄上的工具對表進行操作？
在窗口工具欄上有很多按鈕，左邊第一個工具按鈕是用來切換表的不同視圖的，它的具
體內容在下一課將進行比較詳細的講解。后面的幾個一般都知道是用來做什么的�！安迦氤�
級鏈接”命令在本課的“補充”中有比較詳細的講解。
“升序”和“降序”是指表中的各個記錄按照一定的順序進行排列。單擊“升序”按鈕
后所有記錄按照從小到大的方式排列，單擊“降序”按鈕后所有記錄按照從大到小的方式進
行排列。閃動的光標位于哪個字段，就以那個字段的值作為判斷大小順序的標準。例如當光
標在“序號”字段內時，單擊“升序”工具按鈕，則表中的各個記錄按照“序號”字段中的
數字從小到大的順序進行排列，而當光標在“公司名稱”字段中時，單擊“升序”工具按鈕，
則表中的各個記錄按照“公司名稱”字段中文字的拼音順序從前到后進行排列。
在工具欄上有三個“篩選”按鈕，它們是“按選定內容篩選”、“按窗體篩選”和“應用
篩選/刪除篩選”按鈕。舉個例子說，將光標移動到字段“城市”的一個值“北京”所在的
方格內后，單擊“按選定內容篩選”按鈕進行篩選，這時只有在字段“城市”中的值是“北
京”的記錄才顯示出來，而其他的記錄都不見了。單擊“刪除篩選”按鈕，其余的記錄又都
顯示出來。選中表中的某個方格時，這個方格內的數據值就成為進行篩選操作的“標準”，
單擊“按選定內容篩選”按鈕后，Access 就會將該字段上擁有同樣內容的記錄“篩選”出
來，而將其他的記錄先隱藏起來。單擊“刪除篩選”可以把這個“篩選”功能取消。還有一
個按鈕是“按窗體篩選”按鈕，單擊這個按鈕，你會發現表中只剩下了一個記錄，在方格的
右側出現一個“下拉”按鈕。單擊“下拉”按鈕，就會發現它是個“組合框”的下拉箭頭，
下拉框中包括了這個字段中所有的值。在下拉框中單擊一個選項，再用鼠標單擊“應用篩選”
按鈕，與選中的值相關的整條信息就都顯示了出來。
結束語：在這一課中，我們將數據添加到一個表中，在這個過程當中還學會了在表中添
加、刪除和移動字段，在表中復制、粘貼和移動值，并且掌握了凍結、隱藏表中的列，學會
了對表中的數據進行篩選操作。如果還想在表中輸入聲音或圖像，可以仔細看看課后的補充。
補充內容
補充一：怎樣在數據表中輸入圖片、聲音和影像
要想在數據表中插入圖片、聲音和影像，首先要在設計視圖中把需要輸入這些數據的字
段的數據類型定義為“OLE 對象”，然后在數據表視圖中用鼠標右鍵單擊該字段下的一個記
錄，在彈出的菜單中選擇“插入對象”，這時出現“插入對象”窗口，在窗口中選擇要插入
的對象的類型或要插入的對象的文件名，要插入圖片就保持“新建”選欄被選，并在對象類
型這個列表欄中選擇一種圖片格式；如果要插入聲音就在這個列表欄中選擇“聲音”；如果
要插入影像就在這個列表框中選擇“影像剪輯”，然后單擊確定按鈕。如果要在這個值中加
入特定的一個圖片、聲音或影像文件，就需要在“插入對象”窗口中選擇“由文件創建”，
并通過單擊“瀏覽”按鈕，在瀏覽窗口中找到需要放置的文件，雙擊將它選定。單擊“確定”
按鈕退出“插入對象”窗口，這時表的相應位置就出現了要插入的文件的文件名，雙擊文件
名，就可以看到或聽到相應的文件了。
補充二：在表中建立超級鏈接
在表中想插入超級鏈接，需要將相應字段的字段類型定義為超級鏈接，然后在表的數據
表視圖中單擊要建立超級鏈接的值將它選定，再單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“超級
鏈接”，并在彈出的更下一級菜單中選擇單擊“編輯超級鏈接”選項。這時彈出“插入超級
鏈接”的窗口，在“請輸入文件名稱和 WEB 頁名稱”下面的方框中輸入想要鏈接的文件名
稱和 WEB 頁的名稱。單擊“確定”按鈕就可以在表中建立一個超級鏈接了。這時用鼠標單
擊超級鏈接的名稱系統就會調出 INTERNET 瀏覽器訪問 WEB 頁面了。
補充三：怎樣設置數據表格形式
Access 的數據表可以有很多種格式，用鼠標單擊“格式”菜單中的“數據表...”命令，
彈出“設置數據表格式”對話框，在這個對話框中就可以設置數據表的格式，像“單元格效
果”、“網格線顯示方法”、“背景顏色”、“網格線顏色”、“邊框及線條樣式”五個主要選項，
通過這些選項所做的修改可以在“示例”欄預覽結果。單擊“確定”按鈕就可以看到 Access
數據表的格式已經改變了。
補充四：使用查找按鈕。
在使用數據庫的時候有時需要查看或修改一些表中的數據，如果表很大，一行行地找相
應的數據項會非常麻煩。這時就要求有一個查找工具能幫助我們快速地找到需要的數據內容
位置，在 Access2000 中，“查找”命令可以幫助實現這個功能。在一個表中，當我們需要查
找某個值時，用鼠標單擊工具欄上的“望遠鏡”按鈕，彈出一個對話框，在對話框中先要選
擇需要查找的數據值的“查找范圍”，然后選擇匹配的內容，之后再輸入相應的查找“內容”，
輸入完以后單擊“查找下一個”按鈕，這樣就可以在整個表中找出第一個相應的數據值，如
果這個數據值不是所需要的，再單擊“查找下一個”按鈕，反復執行就可以找到所需要的數
據值的位置。單擊“取消”按鈕，就可以對找到的值進行操作了。在單擊“查找”按鈕后，
會看到彈出的對話框中還有一個“替換”選項卡，切換到這一頁，就可以在數據表中查找某
個數據并用其他的數據替換它。在替換文本框中輸入的就是替換的內容，當只要替換一個數
據值時，只要單擊對話框上的“替換”按鈕就可以了，如果要將具有這個數據值的所有記錄
都替換，則要單擊“全部替換”按鈕，這樣所有的數據值都被新數據值替換了。
ACCESS 入門教程（七）數據的類型和屬性
怎樣使用表設計器來創建表？
我們已經知道怎樣用表向導來設計表了，這一課學習怎樣使用表設計器來建立表。 表
設計器是 Access 中設計表的工具，用表向導建立表的時候，它自動定義了各種字段的屬性，
而在表的設計器中則可以自己設計生成各種各樣的表，并能對表中任何字段的屬性進行設
置，比如將表中的某個字段定義為數字類型而不是文本類型，那么這個字段就只能輸入數字，
而不能輸入其他類型的數據。現在我們用表設計器來建立一個表。
要使用表設計器來創建一個表，首先要打開表設計器。在數據庫窗口中，將鼠標移動到
“創建方法和已有對象列表”上雙擊“使用設計器創建表”選項，彈出“表 1:表”對話框。
對話框分為兩個部分，上半部分是表設計器，下半部分用來定義表中字段的屬性。表的
設計器其實就是一個數據表，只是在這個數據表中只有“字段名稱”、“數據類型”和“說明”
三列，當我們要建立一個表的時候，只要在設計器“字段名稱”列中輸入表中需要字段的名
稱，并在“數據類型”列中定義那些字段的“數據類型”就可以了。設計器中的“說明”列
中可以讓表的制作人對那些字段進行說明，以便以后修改表時能知道當時為什么設計這些字
段。
現在我們就用表設計器來建立一個記錄訂單信息的表。首先要知道在“訂單”表中需要
包括的信息，在這個表中一定要有“訂單號”、“訂貨單位”、“貨物名稱”、“訂貨數量”、“經
手人”、“訂貨日期”等信息，在表設計器的“字段名稱”列中按順序輸入這些字段的名稱，
表就初步建好了。
現在切換到“數據表”視圖來看看用表設計器建立的表。單擊工具欄上“視圖”按鈕，
這時在屏幕上會出現一個提示框，提示“必須先保存表”，并詢問“是否立即保存表”，由于
我們還沒有保存過這個表，所以單擊“是”按鈕來保存這個表，這時彈出另一個“另存為”
對話框，在“表名稱”文本框中輸入“訂單信息表”，單擊“確定”按鈕，將這個表保存為
“訂單信息表”。又彈出一個對話框說“沒有添加主鍵”，因為每個表中都至少應該有一個主
鍵，而我們還沒有設定把哪個字段作為這個表的主鍵。如果選擇“是”按鈕，Access 就會
在剛才建立的表上添加一個字段，并把這個字段作為表的主鍵，我們單擊“否”按鈕，不讓
Access 添加主鍵。現在看到的這個表就是我們剛才利用表設計器生成的表了。
在表中，這種由表格構成的窗口叫做表的“數據表視圖”，是表最直觀的一種表現方法。
不管用什么方法生成的表最終都要切換到這個視圖下才能進行數據的輸入，而一個表建立得
是否合理也會在這個視圖中反映出來。但要為表設置主鍵，為字段設置數據類型和屬性，就
必須切換回“設計視圖”才能實現相應的操作。
怎樣為表設置主鍵？
單擊工具欄上的“視圖”按鈕，切換回表的設計視圖，開始為表設置主鍵。第五課的課
后補充里曾經說過主鍵是什么。
設置表的主鍵非常簡單，比如要將“訂單信息表”中的“訂單號”字段作為表的“主鍵”，
只要單擊“訂單號”這一行中的任何位置，將這行設為當前行，然后單擊工具欄上的“主鍵”
按鈕，按鈕會凹陷進去，在“訂單號”一行最左面的方格中出現了一個“鑰匙”符號，表示
“訂單號”這一字段成為表的主鍵了。
用這種方法設置了新的主鍵以后，原來的主鍵就會消失。如果要將表中的多個字段設置
成主鍵，要先把鼠標移動到表最左邊的方格內，當鼠標光標變成一個“向右箭頭”形狀時，
單擊鼠標左鍵將這行選定，然后按住鍵盤上的“CTRL”鍵，選定其它要設置成主鍵的行，
都選好以后，單擊工具欄上的“主鍵”按鈕，選中的字段都設成“主鍵”了。如果想取消主
鍵，先選中字段，然后單擊工具欄上的“主鍵”按鈕，這時字段前面的“鑰匙”圖標就消失
了，表示這個字段不再是“主鍵”了。
怎樣為表中的字段設置數據類型？
設置完主鍵，我們再看看字段的數據類型，在 Access 中有“文本”、“備注”、“數字”、
“日期/時間”、“貨幣”、“自動編號”、“是/否”、“OLE 對象”、“超級鏈接”、“查閱向導”十
種數據類型。各種數據類型中輸入的是不同的數據。
在計算機中，數據有很多種類型，它們有著不同的用處，比如文本類型和備注類型，雖
然都是用來存儲文本，但是“文本”類型存儲的字符數最多只能 255 個，而“備注”類型卻
可以存儲 64000 個字符，如果把“備注”類型換成“文本”類型，則無法保存下全部的數據
信息，把“文本”類型的數據存放在“備注”類型中，又勢必造成很大的浪費。在 Access
中，不同的數據類型分配不同大小的數據空間，而每種數據類型的大小卻是固定的。所以當
我們在一個字段中輸入一個值時，這個字段的大小不會隨里面值的內容而變化。如果輸入一
個字符“A”，使用“文本”類型，這個值空出來的字符空間不會很多，但如果使用“備注”
類型，則會空出 63999 個字符空間，這些空間不能再輸入其它值的內容，就白白浪費了。
不同類型的數據在使用時也有差別，比如兩個值“1234”和“2345”，在“數字”類型
中是數字，在“文本”類型中就是文本了。如果將這兩個值相加求和，那么用數字類型計算
出來的結果是“3579”，而用文本類型相加的結果則是將兩個數據聯在一起成為“12342345”，
可見它們的差別還是很大的。
現在我們已經知道了正確設置數據類型的重要性，就開始為“訂單信息表”中的各個字
段設置數據類型吧。先定義“訂單號”字段的數據類型，用鼠標單擊訂單號的“數據類型”
項，方格內出現一個下拉箭頭，單擊它，在彈出的下拉列表框中選定“自動編號”項，就把
這個字段的數據類型定為“自動編號”類型了�！白詣泳幪枴鳖愋偷臄祿菑� 1 開始不重復
的整數，這樣可以保證在表中的每個記錄都可以區分開來。所以一個表的主鍵常常建立在擁
有這種數據類型的字段上。“訂貨單位”、“貨物名稱”和“經手人”定義為“文本”類型，
“貨物單價”和“訂貨金額”定義為“貨幣”類型，“訂貨數量”應是“數字”類型，“訂貨
日期”則是“日期/時間”類型。關于不同的類型各自的特點，我們將在課后補充中進行比
較詳細的講解�，F在來看看修改過“數據類型”后的表，表示錢數的地方都用標準的貨幣符
號引出來了，而且輸入數字的地方也變的一目了然了。
怎樣設置字段的屬性（一）？
設置完字段的“數據類型”，現在來設置字段的“屬性”。表設計器的下半部分都是用來
設置表中字段的“字段屬性”的，字段屬性包括有“字段大小”、“格式”、“輸入法模式”等，
設置它們會對表中的數值產生影響。
先設置“訂貨單位”文本字段的各種屬性，默認的“字段大小”為“50”，表示這個字
段中最多可以輸入 50 個字符。通常只需要十幾個文字就足夠表達一個“訂貨單位”的名稱
了，所以可將字段大小定為“25”。只要選中字段大小文本框，然后修改里面的數值就可以
了。
字段大小是字段的屬性之一�，F在設置另一個屬性：輸入時的“格式”。在 Access 2000
中，有幾種文本格式符號，使用這些符號可以將表中的數據按照一定的格式進行處理。具體
格式符號及其用法將在課后補充中介紹。在“格式”文本框中輸入“-”則“訂貨單位”的
名稱會向右對齊。如果在“格式”輸入“!”符號，名稱就會自動向左對齊。
“輸入法模式”屬性是個選擇性的屬性，它共有三個選項“隨意”、“輸入法開啟”、“輸
入法關閉”，選中“輸入法開啟”項，當光標移動到這個字段內的時候，屏幕上就會自動彈
出首選的中文輸入法，而選擇“輸入法關閉”時，則只能在這個字段內輸入英文和數字。不
同的字段采用不同的“輸入法模式”可以減少啟動或關閉中文輸入法的次數。而選擇“隨意”
就可以啟動和關閉中文輸入法。
下面的“輸入掩碼”可以控制輸入到字段中的值，比如輸入值的哪幾位才能輸入數字，
什么地方必須輸入大寫字母等。如果要把某個字段輸入的值作為密碼，不讓別的人看到時，
就要在輸入時將數據的每個字符顯示成星號。這些都需要由設置字段的“輸入掩碼”屬性來
實現。設置字段的輸入掩碼，只要單擊“輸入掩碼”文本框右面的“生成”按鈕，就會出現
“輸入掩碼向導”對話框，對話框上有一個列表框，比如要讓這個文本字段的輸入值以密碼
的方式輸入，則單擊列表框中的“密碼”選項，然后單擊“完成”按鈕。
下面的“標題”屬性一般情況下都不設，讓它自動取這個字段的字段名，這樣當在窗體
上用到這個字段的時候就會把字段名作為它的標題來顯示。“默認值”屬性只要在它的文本
框中輸入某段文字，那么這個字段的值在沒有重新輸入之前，就會以所輸入的文字作為該字
段中的值。
怎樣設置字段的屬性（二）？
“有效性規則”是為了檢查字段中的值是否有效，可以在該字段的“有效性規則”框中
輸入一個表達式，Access 會判斷輸入的值是否滿足這個表達式，如果滿足才能輸入。輸入
違反該規則的字段值就無法將值輸入到表中，并會提示我們不能輸入與有效性規則相悖的數
值。當然我們也可以單擊這個屬性輸入文本框右面的“生成”按鈕激活“表達式生成器”來
生成這些表達式。而“有效性文本”這個屬性中所填寫的文字則是用來當用戶輸入錯誤的值
時給用戶的提示信息。
在 Access 中“表達式生成器”就是用來生成表達式的一段特殊的程序模塊。通過它可
以很方便地編寫數據庫中的各種表達式。它的用法在以后的課程中會有比較詳細的講解。在
填寫一個表的時候，常常會遇到一些必須填寫的重要字段，像這個表中的“訂貨數量”字段
就必須填寫，不然我們就無法知道這份訂單究竟訂了多少貨，所以要將這個字段的“必填字
段”屬性設為“是”。而對于那些要求得不那么嚴格的數據就可以設定對應字段的“必填字
段”屬性為“否”。它下面的“允許空字符串”屬性問我們是否讓這個字段里存在“零長度
字符串”，通常將它設置為“否”。
索引屬性是表中一個重要的屬性，當我們建立一個很大的數據庫的時候，就會發現通過
查詢在表中檢索一個數據信息很慢。通過分析發現，如果當我們要在一個表中的查詢“訂貨
單位”字段內的某個值時，會從整個表的開頭一直查到末尾，如果能將表中額值進行排序，
那同樣的查詢工作對“訂貨單位”字段檢索的記錄數就可以少很多，速度也自然會變得更快，
所以很多表都需要建立索引，而“索引”字段就是為了定義是否將這個字段定義為表中的索
引字段�！盁o”是不把這個字段作為索引，“有（有重復）”和“有（無重復）這兩個選項都
表示這個字段已經是表中的一個索引了，而“有（有重復）”允許在表的這個字段中存在同
樣的值，“有（無重復）”字段則表示在這個字段中絕對禁止相同的值。對于“訂單信息表”，
由于一個訂貨單位會多次訂貨，也就要簽訂多份訂單，所以當我們要把這個字段作為表的索
引時就需要將它的“索引”屬性設為“有（有重復）”了。
最后一個是“UNICODE”屬性，“UNICODE”是微軟公司為了使一個產品在不同的國
家各種語言情況下都能正常運行而編寫的一種文字代碼，使用這種 16 位代碼時只需要一個
UNICODE 就可以存儲一個中文文字或英文字符。這樣雖然很方便，但實際上在計算機中本
來只要 8 位就可以存儲一個英文字符，所以使用這種“UNICODE”方式實際上是比較浪費
空間的。為了解決這個問題微軟又想出了一個方法就是對數字或英文字符進行“UNICODE
壓縮”，所以對字段的這個屬性我們一般都選擇“有”，這樣可以節省很多空間。字段屬性欄
右面的提示文字可以隨時提供一些幫助。
結束語：現在你也能使用表的設計器來設計或修改一個表了吧。那就證明你對表的操作
已經上了一個臺階了。但是你知不知道表與表之間的數據究竟是怎樣聯系的？如果你還回答
不上，那就到下一課去看一看。
補充內容
補充一：各種數據類型的含義和使用方法
在表的設計視圖中，每一個字段都有設計類型，Access 允許九種數據類型：文本、備
注、數值、日期/時間、貨幣、自動編號、是/否、OLE 對象、超級鏈接、查詢向導。
文本：這種類型允許最大 255 個字符或數字，Access 默認的大小是 50 個字符，而且系統
只保存輸入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。可以設置“字段大
小”屬性控制可輸入的最大字符長度。
備注：這種類型用來保存長度較長的文本及數字，它允許字段能夠存儲長達 64000 個字符
的內容。但 Access 不能對備注字段進行排序或索引，卻可以對文本字段進行排序和索引。
在備注字段中雖然可以搜索文本，但卻不如在有索引的文本字段中搜索得快。
數字：這種字段類型可以用來存儲進行算術計算的數字數據，用戶還可以設置“字段大小”
屬性定義一個特定的數字類型，任何指定為數字數據類型的字型可以設置成“字節”、 “整數”、
“長整數”、“單精度數”、“雙精度數”、“同步復制 ID”、“小數”五種類型。在 Access 中通
常默認為“雙精度數”。
日期/時間：這種類型是用來存儲日期、時間或日期時間一起的，每個日期/時間字段需要 8
個字節來存儲空間。
貨幣：這種類型是數字數據類型的特殊類型，等價于具有雙精度屬性的數字字段類型。向
貨幣字段輸入數據時，不必鍵入幣符號和千位處的逗號，Access 會自動顯示幣符
號和逗號，并添加兩位小數到貨幣字段。當小數部分多于兩位時，Access 會對數據進行四
舍五入。精確度為小數點左方 15 位數及右方 4 位數。
自動編號：這種類型較為特殊，每次向表格添加新記錄時，Access 會自動插入唯一順序
或者隨機編號，即在自動編號字段中指定某一數值。自動編號一旦被指定，就會永久地與記
錄連接。如果刪除了表格中含有自動編號字段的一個記錄后，Access 并不會為表格自動編
號字段重新編號。當添加某一記錄時，Access 不再使用已被刪除的自動編號字段的數值，
而是重新按遞增的規律重新賦值。
是/否：這種字段是針對于某一字段中只包含兩個不同的可選值而設立的字段，通過是/否
數據類型的格式特性，用戶可以對是/否字段進行選擇。
OLE 對象：這個字段是指字段允許單獨地“鏈接”或“嵌入”OLE 對象。添加數據到 OLE
對象字段時，可以鏈接或嵌入 Access 表中的 OLE 對象是指在其他使用 OLE 協議程序創建
的對象，例如 WORD 文檔、EXCEL 電子表格、圖像、聲音或其他二進制數據。OLE 對象
字段最大可為 1GB，它主要受磁盤空間限制。
超級鏈接：這個字段主要是用來保存超級鏈接的，包含作為超級鏈接地址的文本或以文本
形式存儲的字符與數字的組合。當單擊一個超級鏈接時，WEB 瀏覽器或 Access 將根據超級
鏈接地址到達指定的目標。超級鏈接最多可包含三部分：一是在字段或控件中顯示的文本；
二是到文件或頁面的路徑；三是在文件或頁面中的地址。在這個字段或控件中插入超級鏈接
地址最簡單的方法就是在“插入”菜單中單擊“超級鏈接”命令。
查閱向導：這個字段類型為用戶提供了一個建立字段內容的列表，可以在列表中選擇所列
內容作為添入字段的內容。
補充二：在表中建立索引
在一個比較小的數據庫中，檢索數據是比較快捷的。但是當數據庫表中的數據越來越多
后，直接搜索數據的工作變得非常繁重，速度也就變得非常慢，這個時候就需要建立索引來
幫助 Access 更有效地搜索數據。要在一個表中建立索引，首先用設計視圖打開一個表，用
鼠標選中一個字段，然后將鼠標移動到這個字段的屬性框，然后單擊“索引”屬性框，框的
右面就出現向下箭頭，單擊它并在彈出的下拉框中選擇相應的選項，“無”表示此字段建立
索引，“有（無重復）”表示字段有索引，但是此索引不能重復，而“有（無重復）”也表示
此字段建立索引，但是卻有可能重復。這些就是建立單字段索引的過程。如果經常在搜索大
型表時提供多重準則，則需要建立幾個字段索引，要在表中建立多字段索引，就要將鼠標移
動到工具欄上的“索引”按鈕上，單擊這個按鈕，彈出“索引”對話框，在它上面的表格中，
最左面的是要建立的索引名，用來輸入索引的名稱，中間的是字段名，表示將要建立索引的
相應字段的字段名，最右面的是排序次序，這里輸入字段中各個記錄的排序方式。
補充三：怎樣用大寫字母顯示英文文本字段
用設計器打開一個表，用鼠標單擊選中字段，然后移動鼠標到該字段的屬性處，單擊“格
式”屬性右面的文本框，當文本框中出現閃爍的“|”符號時，輸入“〉”符號，再切換回數
據表格式，這時就會發現原來大小寫混排的字段中所有的字母都變成大寫的了。如果在“格
式”欄中輸入“〈”符號，則這個字段的所有字母將以小寫排列。
ACCESS 入門教程（八）定義表之間的關系
“關系”簡介
在 Access 數據庫中，不同表中的數據之間都存在一種關系，這種關系將數據庫里各張
表中的每條數據記錄都和數據庫中唯一的主題相聯系，使得對一個數據的操作都成為數據庫
的整體操作，正所謂“牽一發而動全身”。
就拿上幾課建立的表來說吧，“客戶信息表”中的“公司名稱”和“訂單信息表”中的
“訂貨單位”所包含的值有很多是相同的。因為簽了訂單的“訂貨單位”肯定已經是公司的
客戶了，這些客戶的名稱也被記載在“客戶信息表”的“公司名稱”字段中。當我們已知一
個客戶的名稱時，既可以通過“客戶信息表”知道它的“客戶信息”，也可以通過“訂單信
息表”了解它所簽訂的“訂單信息”，所以說“公司名稱”作為紐帶將“客戶資料表”和“訂
單信息表”中的相應字段信息連接在了一起，為了把數據庫中表之間的這種數據關系體現出
來，Access 提供一種建立表與表之間“關系”的方法。用這種方法建立了關系的數據只需
要通過一個主題就可以調出來使用，非常方便。
當我們在“客戶信息表”和“訂單信息表”中建立這樣的關系以后，只需要看看“客戶
信息表”，在不增加表內容的情況下，就可以看到所有客戶的信息及其所有“訂單”的情況，
使這些數據一目了然。
表之間的三種關系
在建立表之間的關系前，我們還是要提一下“關系”的三種類型“一對一”、“一對多”
和“多對多”。在 Access 中，可以在兩個表之間直接建立“一對一”和“一對多”關系，而
“多對多”關系則要通過“一對多”關系來實現。我們分別來說說這三種“關系”。
首先是“一對一”關系，比如下面的兩個表：某學校學生月副食補助：
和某學校學生月助學金：
我們降這兩個表中的數據進行匯總生成新的表：“某學校學生月實發金額匯總”：
由于姓名字段可能會出現重復的情況，所以只有通過不可能出現重復的值的字段“學
號”，才能將這兩個表唯一地聯系起來，保證“副食補貼”和“助學金”不至于錯誤地發放，
這樣“月副食補助表”中的一個學號就只對應“月助學金”中的一個學號，絕對不會弄錯。
這樣兩個表的關系很明顯就是“一對一”了。
下面來看看“一對多”關系。在“客戶信息表”和“訂單信息表”中，“訂單信息表”
中的“訂貨單位”字段和“客戶信息表”中的“公司名稱”字段中的值都是一樣的。其實只
有那些訂貨了的單位才是公司的客戶，所以這兩個表之間是靠客戶公司的名字聯系在一起
的。但是每個客戶都可以訂很多份訂單。所以在“客戶信息表”中的一個“公司名稱”就能
對應“訂單信息表”中的幾份“訂單”。這樣的關系就是“一對多”。
最后使“多對多”關系，我們知道，書店中有很多書，同時一種書也可以在很多書店里
找到。這時“書”和“書店”的關系就是“多對多”關系了。
怎樣在表之間建立關系
現在我們就開始在表之間建立“關系”，首先單擊“工具”菜單下的“關系”命令，彈
出“關系”對話框，上面還有一個“顯示表”對話框如下圖，通過“顯示表”對話框可以把
需要建立關系的“表”或“查詢”加到“關系”對話框中去。
將兩個表“客戶信息表”和“訂單信息表”都選中，單擊“添加”按鈕把它們都添加到
“關系”對話框上，單擊“關閉”按鈕把“顯示表”對話框關閉。以后再需要打開它時，只
要在“關系”對話框上單擊鼠標右鍵，選擇“顯示表”命令就可以了。
在“關系”對話框中只有“客戶信息表”和“訂單信息表”的字段列表。怎么建立關系
呢？其實表都是由字段構成的，表之間的關系也由字段來聯系。讓不同表中的兩個字段建立
聯系以后，表中的其他字段自然也就可以通過這兩個字段之間的關系聯系在一起了。也就是
說在“客戶信息表”中的“公司名稱”和“訂單信息表”中的“訂貨單位”兩個字段之間建
立關系就可以了。先在“客戶信息表”字段列表中選中“公司名稱”項，然后按住鼠標左鍵
并拖動鼠標到“訂單信息表”中的“訂貨單位”項上，松開鼠標左鍵，這時在屏幕上出現“編
輯關系”對話框。
這個對話框可以幫助我們編輯所建立的關系，通過左面的列表框可以改變建立關系的兩
個字段的來源。可以單擊“新建...”按鈕創建新的關系，或者單擊“聯接類型”為聯接選擇
一種聯接類型。單擊“聯接類型”按鈕，在彈出的新對話框中選擇第三項，然后單擊“確定”
按鈕就可以了。回到“編輯關系”對話框后單擊“創建”按鈕。
現在在兩個列表框間就出現了一條“折線”，將“訂貨公司”和“公司名稱”兩個選項
聯接在一起。關閉“關系”對話框，并保存對“關系”布局的修改。在表間建立關系就是這
樣的。
“關系”與“子數據表”
打開“客戶信息表”，你會發現這個表中增加了一些新的表，它們是“客戶信息表”的
子表，也就是“訂單信息表”。
在這種“一對多”的情況下，完全可以通過“客戶信息表”中的“公司名稱”信息將這
兩個表的內容都串起來。在主表中的每一個記錄下面都會帶著一個甚至幾個子表中的“訂單”
記錄。具有“一對一”關系的兩個表之間互為對方的“子表”。
通常在建立表之間的關系以后，Access 會自動在主表中插入子表。但這些子表一開始
都是不顯示出來的。在 Access 中，讓子表顯示出來叫做“展開”子數據表，讓子表隱藏叫
做將子數據表“折疊”。展開的時候方便查閱訂單信息，而折疊起來以后有可以比較方便的
管理“客戶信息表”。
要“展開”子數據表，只要用鼠標單擊主表第一個字段前面一格，對應記錄的子記錄就
“展開”了，并且格中的小方框內“加號”變成了“減號”。如果再單擊一次，就可以把這
一格的子記錄“折疊”起來了，小方框內的“減號”也變回“加號”。如果主表很大的話，
這樣一個一個地“展開”和“折疊”子數據表就顯得太麻煩了，Access 為我們提供了一種
操作方式，它可以一下子“展開”或“折疊”當前數據表的所有子數據表。打開一個帶有子
數據表的表時，在“格式”菜單“子數據表”項的子菜單中，有三個命令“全部展開”、“全
部折疊”和“刪除”，“全部展開”命令可以將主表中的所有子數據表都“展開”，“全部折疊”
命令可以將主表中的所有子數據表都“折疊”起來。不需要在主表中顯示子數據表的這種方
式來反映兩個表之間的“關系”時，就可以使用“刪除”命令來把這種用子數據表顯示的方
法刪除。但這時兩個表的“關系”并沒有被刪除。如果想恢復在主表上顯示“子數據表”的
形式，可以先打開主表，比如“客戶信息表”，單擊“插入”菜單下的“子數據表”命令，
彈出“插入子數據表”對話框如下圖：
在列表框中選取“表”----“訂單信息表”，然后在“鏈接子字段”組合框中選取“訂貨
單位”字段，并在“鏈接主字段”組合框中選取“公司名稱”字段，單擊“確定”按鈕就可
以在主數據表“客戶信息表”中重新插入子數據表“訂單信息表”了。必須要注意的是在任
何一個數據表中插入子數據表都需要在兩個表之間建立“關系”，如果這兩個表的“主鏈接
字段”和“子鏈接字段”之間還沒有建立聯結的話，在單擊“確定”按鈕插入“子數據表”
的時候就會詢問是否要在這兩個表之間建立相應的“關系”，只有建立“關系”以后，才能
完成“插入子數據表”過程。用這樣的方式在表之間建立“關系”不像在“關系”對話框中
建立的“關系”那樣直觀。所以我們提倡在關系對話框中建立好表與表之間的“關系”，由
Access 自動地創建子數據表。
結束語：這一課通過“客戶信息表”和“訂單信息表”將表與表之間的“關系”展現在
我們面前，如果你已經掌握了表的操作，那就開始看下一課；如果你還沒有完全掌握“表”，
就將這四課再好好看一看，因為表是數據庫中最重要的一個部分了。
實施參照完整性
在我們建立表之間的關系時，窗口上有一個復選框“實施參照完整性”，單擊它之后，
“級聯更新相關字段”和“級聯刪除相關字段”兩個復選框就可以用了。
如果選定“級聯更新相關字段”復選框，則當更新父行（一對一、一對多關系中“左”
表中的相關行）時，Access 就會自動更新子行（一對一、一對多關系中的“右”表中的相
關行），選定“級聯刪除相關字段”后，當刪除父行時，子行也會跟著被刪除。而且當選擇
“實施參照完整性”后，在原來折線的兩端會出現“1”或“OO”符號，在一對一關系中“1”
符號在折線靠近兩個表端都會出現，而當一對多關系時“OO”符號則會出現在關系中的右
表對應折線的一端上。
設置了實施參照完整性就可以使我們在表中修改了一個記錄的時候，不會影響到查詢的
操作。特別是在有很多表，而且各個表之間都有關系聯接時，“實施參照完整性”會帶來更
多的方便。
ACCESS 入門教程（九）建立簡單的查詢
查詢與表
現在我們已經會建立表了，還能在表中輸入各種數據，包括圖片和聲音數據。 下面我
們就開始來學習 Access 中另一個非常重要的內容…… 查詢！
用“查找”按鈕來找數據說的是查找，并不是查詢。在回答“查詢究竟是什么？”這個
問題之前，我們首先要知道，并不需要將所有可能用到的數據都羅列在表上，即使是一些需
要計算的值，也統統先算好以后才填到表中，仍然像在紙上使用表格及其里面的數據那樣，
完全沒有覺得 Access 數據庫中的表和紙上的表格有什么區別。這是很多剛剛接觸 Access 數
據庫的人通常會出現的情況。其實在 Access 數據庫中的表并不是一個百寶箱，不需要將所
有的數據都保存在一張表中。不同的數據可以分門別類地保存在不同的表中，就像在“客戶
信息表”中保存和客戶資料有關的信息，而在“訂單信息表”中保存和訂單內容相關的信息。
在使用表存儲數據的時候我們都有側重點，通過它們的名字就可以看出這個表是用來做
什么的，這樣很容易就可以知道哪些表中存儲有什么數據內容。很少有人會把表的名字起成
“表一”、“表二”的。如果有很多表的話，這樣根本就不知道這些表存儲了什么內容。所以
我們在建立表的時候，首先想的就是要把同一類的數據放在一個表中，然后給這個表取個一
目了然的名字，這樣管理起來會方便得多。但是另一方面，我們在實際工作中使用數據庫中
的數據時，并不是簡單地使用這個表或那個表中的數據，而常常是將有“關系”的很多表中
的數據一起調出使用，有時還要把這些數據進行一定的計算以后才能使用。如果再建立一個
新表，把要用到的數據拷貝到新表中，并把需要計算的數據都計算好，再填入新表中，就顯
得太麻煩了，用“查詢”對象可以很輕松地解決這個問題，它同樣也會生成一個數據表視圖，
看起來就像新建的“表”對象的數據表視圖一樣。“查詢”的字段來自很多互相之間有“關
系”的表，這些字段組合成一個新的數據表視圖，但它并不存儲任何的數據。當我們改變“表”
中的數據時，“查詢”中的數據也會發生改變。計算的工作也可以交給它來自動地完成，完
全將用戶從繁重的體力勞動中解脫出來，充分體現了計算機數據庫的優越性。讓我們在數據
庫中建立一個“查詢”，看看“查詢”究竟有什么用，該怎么用。
為建立查詢做準備
我們現在用的“查詢”是“選擇查詢”，這種查詢很好學，而且用得也很普遍，很多數
據庫查詢功能都可以用它來實現。顧名思義，“選擇查詢”就是從一個或多個有關系的表中
將滿足要求的數據提取出來，并把這些數據顯示在新的查詢數據表中。而其他的方法，像“交
叉查詢”、“操作查詢”和“參數查詢”等，都是“選擇查詢”的擴展，課后的補充內容中會
專門講到。
這次建立查詢我們不用向導，而是直接用“查詢設計視圖”來建立新的查詢。直接使用
查詢設計視圖建立查詢可以幫助你理解數據庫中表之間的關系，讓你看到要查詢的字段之間
是如何聯系的。這些對建立一個優秀的數據庫非常有幫助。其實查詢向導的使用和表向導基
本一樣，也非常簡單。
現在我們建立一個“訂單”查詢，建立這個查詢就是為了將每份訂單中的各項信息都顯
示出來，包括“訂單號”、“訂貨公司”、“貨品名稱”、“貨物單價”、“訂貨數量”、“訂貨金額”、
“經辦人”和“訂貨時間”這些字段。
首先要在 Access 中打開“客戶訂單數據庫”，然后單擊“對象”列表中的“查詢”項，
并在創建方法列表中單擊“在設計視圖中創建查詢”項。
因為下面的操作都是在對“查詢”這個對象進行操作，所以要將當前的對象切換到“查
詢”對象上。在第二課和第四課中講過，執行任何操作都必須先選擇這個操作所針對的對象。
選擇需要查詢的表
單擊“在設計視圖中創建查詢”后，屏幕上出現“查詢”窗口，它的上面還有一個“顯
示表”對話框。在上一課“建立表之間的關系”中曾經提到過“顯示表”對話框。單擊“顯
示表”對話框上的“兩者都有”選項，在列表框中選擇需要的表或查詢�！氨怼边x項卡中只
列出了所有的表，“查詢”選項卡中只列出了所有的查詢，而選擇“兩者都有”就可以把數
據庫中所有“表”和“查詢”對象都顯示出來，這樣有助于我們從選擇的表或查詢中選取新
建查詢的字段。
單擊所需要的表或查詢，然后單擊對話框上的“添加”按鈕，這個表的字段列表就會出
現在查詢窗口中。將“客戶訂單數據庫”中的“訂單信息表”和“產品信息表”都添加到查
詢窗口中。添加完提供原始數據的表后，就可以把“顯示表”窗口關閉，回到“查詢窗口”
中準備建立“查詢”了。
認識查詢設計視圖
查詢窗口可以分為兩大部分，窗口的上面是“表/查詢顯示窗口”，下面是“示例查詢設
計窗口”，“表/查詢顯示窗口”顯示查詢所用到的數據來源，包括表、查詢。窗口中的每個
表或查詢都列出了它們的所有字段，這樣一目了然，方便了我們選擇查詢字段。下方的示例
查詢窗口則是用來顯示查詢中所用到的查詢字段和查詢準則。
現在 Access 窗口中的菜單、工具欄都發生了變化，在 Access 數據庫窗口中每單擊一種
對象都會將原來的菜單做一些相應的調整，以便在使用這種對象時能更加方便，操作更加快
捷。創建查詢后的菜單和工具欄就比較適合進行“查詢”操作。首先是添加了“查詢”菜單，
它包含了一些查詢操作專用的命令，比如“執行”、“顯示表”、“查詢類型”、“合計”等。同
樣這些特殊的命令也表現在工具欄上，新增加的按鈕和菜單命令就能實現這些查詢專用的功
能。
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